研发背景

自主招生的学校通常需要考生提前报名并预约面试,面试通过后,考生还需达到统考分数线才会被录取。由于报名人数众多,往往有几百甚至几千人报名。过去,许多学校使用第三方调查问卷平台或低代码平台来实现报名功能。然而,这些平台只能满足最基本的报名数据收集需求,缺乏预约人数统计和限制功能,缺少相应的业务流程管理,也未能解决面试过程中的组织难题。

因此,客户迫切希望有一套专门针对预约面试业务场景设计的管理系统,以解决第三方问卷调查平台仅能实现简单预约报名的诸多痛点。

预约面试与招考的区别

虽然我们已经有一款“招考管理系统”软件产品可以用于招生面试,但我们仍然决定研发“预约面试管理系统”。这是因为,尽管这两个系统在流程上有一些相似之处,比如流程都涉及报名、审核、面试、录取环节,但预约面试和招考管理在许多方面存在显著差异:

  • 面试/考试时间差异

    在预约面试中,考生在报名时可以自主选择面试地点、日期和时间段(每个时间段有名额限制),然后填写报名表。而在招生考试中,笔试时间是统一安排的,考生无法自行选择;到了面试阶段,面试时间则是由招聘负责人和考生协商确定的。

  • 面试/考试流程差异

    预约面试系统相比招考管理系统,减少了组织笔试相关的功能模块(如科目管理、考点管理、考场管理、座位管理、座位安排、笔试成绩录入等),也没有面试日程表功能。但它增加了考生报到、查看排队情况、以及叫号大屏幕等功能,专门针对大规模人员面试业务场景的需求进行了优化。

  • 报名表不一样

    预约面试的报名表相对简单,由于报名表在微信小程序中完成,因此不需要模拟纸质报名表的界面设计。

  • 面试官数量差异

    在招考管理中,面试官的数量通常较少,且同一岗位的面试官一般固定为同一人或同一组。而在预约面试中,面试官数量较多,系统会随机将考生分配给不同的面试官或面试教室,面试官无法自行选择面试的学生,这样可以有效避免作弊或特殊照顾的情况。

功能亮点

  • 全流程数字化管理

    此前,许多客户使用调查问卷或低代码平台进行报名,但这些系统只能满足基本的数据收集需求,缺乏预约人数统计、业务流程支持,无法解决面试组织的难点。而动易预约面试管理系统覆盖了报名、预约、审核、扫码报到、排队、叫号、面试测评、结果复核等全流程,实现了全面的数字化管理。

  • 面试组织自动化、智能化

    为了解决大规模面试时的组织困难问题,我们特别研发了“面试官工作台”和“叫号大屏幕”功能,实现了面试组织过程的自动化和智能化,彻底解决了人工安排面试的繁琐、低效、易出错的问题,确保面试流程高效顺畅。

  • 移动适配与优化

    预约面试管理系统的考生端采用微信小程序形式,每个页面都经过精心设计与反复优化,考生可以通过小程序完成报名、查看报名表及处理进度、扫码报到与排队等操作,简化了面试流程,提升了用户体验。

    同时,系统还提供了面试官工作台小程序,面试官只需携带手机,即可通过小程序端的工作台轻松处理面试相关工作,使面试管理更加便捷高效。

  • 及时的消息通知

    系统支持在公布报名审核结果和面试结果时自动发送消息通知考生,并引导其登录微信小程序查看详细情况。还支持在预约面试日期前三天、前一天、当天,以及面试时间段的前三小时分别提醒考生按时到场进行面试。通知方式包括手机短信和微信小程序订阅信息,确保考生不会错过任何重要通知。

  • 支持预约与报名的先后顺序调整

    系统支持灵活调整预约与报名的顺序:既可以先预约再报名,通过审核后直接报到;也可以先报名,通过审核后再预约,成功预约后即可报到。这样设计可以满足不同场景下的多样化需求,提升了系统的适用性和灵活性。

  • 专为面试官设计的面试官工作台

    专为面试官打造的工作台,集成了众多精心设计的细节功能。例如,面试官可以随时查看待面试考生的队列,还提供倒计时和超时提醒功能等。如果面试官临时需要请假,系统会在完成当前面试任务后自动停止分派新的考生,并智能安排新面试官无缝接手任务,确保面试流程的顺畅衔接。

  • 面试官工作台小程序

    提供面试官工作台小程序,面试官无需携带笨重的设备,只需使用手机,即可通过小程序处理面试工作,实现高效便捷的面试管理。

  • 专为等候室设计的叫号大屏

    类似医院的候诊大屏幕设计,系统设计了专门的叫号大屏幕,实时展示并播报正在叫号的考生信息,同时显示各面试教室中已排队考生的序号,方便考生及时到达指定面试教室等候面试。

功能清单

招生面试项目管理

支持对招生面试项目的创建、修改、查看、删除、搜索、禁用/启用等操作。

项目信息包括项目名称、项目公告、面试模式、计划招生人数、报名人数上限、报名开始与结束时间、面试开始与结束时间、测评结果是否公开、使用的报名表单、表单模板、合格证编号生成规则、定时发布配置、通知提醒配置等内容。

可配置每位考生的面试时长,并设定面试项目的地点、日期、时间段、面试教室和面试官等参数。

测评项目管理

支持测评项目的创建、修改、查看、删除、搜索等功能。

测评项目信息包括测评项目名称、说明、是否负责叫号、测评面试官、评分方式及面试结果取值方式等内容。

考生报名

招生面试管理系统的考生端通过微信小程序进行操作。

学校通过网站、微信公众号、微信群等方式发布招生简章,学生及家长收到通知后,可扫描二维码进入小程序。小程序自动获取当前微信绑定的手机号进行注册和登录。成功登录后,进入招生面试管理系统小程序的主页。

考生通过选择面试地点、日期和时间段来预约面试。确认预约后,填写报名表(重新预约时直接调用原有报名表信息),并提交完成预约。考生可查看预约信息及状态。

在报名表审核前,考生可修改或撤销报名。

若报名审核未通过,考生可查看具体审核意见,并在允许的情况下修改报名表重新提交。

考生管理

当有待查阅或已查阅的考生时,菜单项会显示红点提醒。

在报名表列表的上方,会显示各报名表状态及相应的数量。点击状态即可查看对应的报名表。

报名表状态包括:全部、待查阅、已查阅、审核未通过、审核通过待报到、已报到、面试中、已面试、考生缺考、面试未通过、面试通过等。

报名表处理操作包括“查看报名表”、“审核通过”、“审核不通过”、“撤消审核不通过”、“打印报名表”、“删除报名信息”、“删除考生及报名信息”等,并支持批量操作。查看报名表后,状态会自动变为“已查阅”。

审核不通过时,可以录入审核意见,并可从历史记录中快速选择。系统还允许设置考生是否可以修改并重新提交报名表。

审核通过或不通过的操作会自动向考生发送通知,通知内容依据预设模板生成。

查看报名表时,系统还会展示相关流程信息及审核意见。

考生扫码报到与排队

考生通过审核后,需要在预约的日期到面试地点扫码报到。

支持考生在面试地点或通过小程序的“扫码报到”按钮完成报到,报到成功后系统会自动分配面试教室并生成排队号。系统会妥善处理考生提前或迟到的排队问题。

报到后,小程序主页的预约记录下方会显示“面试排队情况”,仅在面试官开始面试后显示排队号,并显示前方排队人数。当考生进入前十名队列或即将被叫号时,小程序会自动推送相应提醒。

面试官工作台

面试官工作台,对同一测试项目有多个面试官时的考生分派逻辑进行了优化设计,支持“每个面试官分别负责不同的考生,并且直接决定面试结果”的规则。

系统根据面试官负责的测评项目自动分派考生,每提交一个考生的结果后会自动追加分派一个新考生。面试官可以选择“停止分派”考生,以应对临时情况,如请假或更换面试官。

面试官工作台支持叫号、考生未到场处理、开始面试、结束面试、录入面试结果等操作,并提供倒计时及超时提醒功能。

录入面试结果时,系统会自动检查所有测评项目的结果,若全部通过则报名表状态改为“面试通过”,若有未通过项则为“面试不通过待复核”。

面试官工作台可通过小程序进行操作,无需使用笔记本电脑,面试官可直接通过手机完成所有操作。

面试结果公布与查看

支持配置定时任务,可设置每天定时公布报名审核结果和面试结果,或选择每隔几分钟(近乎实时)公布,亦或是在指定时间统一公布。这样避免了审核通过/不通过的考生信息陆续发布导致的焦虑和大量咨询电话。面试结果的公布也遵循同样的逻辑。

面试结果公布后,考生可通过小程序查看结果。系统还支持配置“是否公布测评结果”的选项,如果选择公布,考生将能够查看到不合格的测评项目及相关评语。

面试官工作量统计

系统支持招生负责人在面试官工作量统计页面查看每个测评项目中的“已指派、测评不通过、测评通过、待测评”人数,以及每位面试官负责的测评项目的工作量情况。若发现某面试官有未测评的考生,系统可提醒面试官及时完成测评。

叫号大屏幕

类似医院的候诊大屏幕设计,系统设计了专门的叫号大屏幕功能。大屏幕实时展示并播报当前正在叫号的考生,同时显示各面试教室中已进入排队的考生及其序号,方便考生及时到达指定的面试教室等候面试,确保面试流程的顺畅进行。

消息通知

系统支持在公布报名审核结果和面试结果时,自动发送消息通知考生,并引导他们登录小程序查看详细情况。这一功能避免了考生频繁刷新小程序以查看预约或面试结果的不便,提升了用户体验。

系统在预约面试日期前三天、前一天、预约当天,以及预约时间段的前3小时,分别发送提醒通知,确保考生按时到达面试现场。

通知方式包括手机短信和微信小程序订阅消息,确保信息传达的及时性和可靠性。

参数配置

系统支持在每个站点中配置微信小程序的应用 AppID、密钥 AppSecret、小程序二维码,以及微信小程序消息推送的 Token 和加密密钥等。

系统还支持配置各种通知和提醒的内容模板,包括微信消息的模板 ID 和模板数据设置,确保消息传递过程中的灵活性和准确性。

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